編集部
2025年が迫る中、多くの日本企業は「2025年の崖」に直面し、ITシステム刷新の必要性が高まっています。特に、Copilot for Microsoft 365をはじめとするAIツールが、ハイブリッドワークの普及に伴って生産性向上に大きな役割を果たしています。
このような環境下では、スマホ対応のモバイルワークフロー最適化が、企業経営にとって欠かせない戦略となっています。スマホからのリアルタイム申請・承認が、働き方改革を支え、生産性を劇的に向上させます。生成AIの導入やモバイルワークフローの整備が、ビジネスの競争優位を左右する未来が到来しています。
2025年の崖とは何か？企業経営に迫るDXの課題とリスク
「2025年の崖」は、日本の経済産業省が提唱するDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の重要性を示す概念で、多くの企業がITシステムの老朽化や複雑化に起因する問題に直面すると予測されています。SAPなどの基幹システムが2025年にサポートを終了するタイミングで、同時に他のレガシーシステムも更新時期を迎えるため、これを機に業務フローを抜本的に見直す必要があります。
同省は、こうしたシステムの更新が遅れると、年間最大12兆円の経済損失が発生する可能性を指摘しています。さらに、2025年にはIT人材の不足が43万人に達すると予測されており、人的リソースの不足もDX推進の大きな障害となることが懸念されています。こうした状況の中で、デジタル技術を導入し、効率化を進めなければ、競争力の低下や業務の停滞につながります。
DXの遅れにより、競争力を失うリスクだけでなく、管理システムが停止した場合のセキュリティリスクや運用コストの増加も問題視されています。特に、旧来の紙ベースやエクセル管理に頼っている企業では、申請や承認の遅延が日常化しており、これが意思決定の遅れにもつながります。
一方で、モバイルワークフローやAI導入を進める企業は、これらの課題を解消しつつあります。Copilot for Microsoft 365のようなAIツールが、業務自動化と効率化を促し、経営資源の有効活用を可能にします。こうした取り組みは、DXの進捗が企業の未来を左右する現実を示しています。
モバイルワークフロー最前線：Copilot for Microsoft 365が変える働き方
Microsoft 365が提供するCopilotは、AI技術を活用した次世代の業務支援ツールであり、日常業務の自動化や効率化を強力にサポートします。Copilotは、Word、Excel、Outlook、Teamsなどのアプリケーション内で、AIがユーザーの操作を学習し、レポート作成や会議準備、メール返信などを自動的に支援します。
特にTeamsとCopilotの組み合わせは、ハイブリッドワーク環境での生産性向上に大きく寄与します。会議の要約やタスクの自動生成が可能なため、情報の伝達ミスや業務の抜け漏れが防止され、迅速な意思決定が実現されます。これにより、リモートワークでもチーム全体のパフォーマンスを最大化できます。
さらに、Copilotはモバイルデバイスからも利用可能で、スマートフォンを活用した申請・承認のフローが効率化されます。これにより、従業員は出張中や自宅からでもリアルタイムで業務に対応でき、フレキシブルな働き方が可能となります。Copilot for Microsoft 365の導入により、AIが日常業務を代行することで、社員は本来の業務に集中できる環境が整います。
このように、企業はAI技術を駆使することで、生産性の向上と業務の簡素化を同時に達成し、2025年の課題に備えることが求められています。
ハイブリッドワーク時代の必須ツール：スマホ対応の承認・申請システムの選び方
ハイブリッドワークの普及により、オフィスとリモートを組み合わせた柔軟な働き方が標準となる中、スマホ対応の承認・申請システムは不可欠なツールとなっています。従来の紙ベースやエクセルでの申請フローでは、出社しない限り承認が完了せず、業務が滞るケースが頻発していました。
スマホ対応のシステムを導入することで、外出先やリモート環境からもリアルタイムで申請や承認が可能になります。たとえば、Garoonやジョブカンのようなクラウド型の業務管理システムは、スマホからのアクセスを想定して設計されており、申請状況の可視化や自動リマインダー機能が充実しています。
さらに、SlackやMicrosoft Teamsと連携できるシステムは、通知機能を活用することで、承認忘れのリスクを軽減します。また、電子印鑑や電子契約システムと統合することで、従来の紙媒体による作業を完全にデジタル化し、承認業務の効率を高めます。
スマホ対応システムの選定では、クラウド連携の有無、操作の簡易さ、セキュリティ機能が重要なポイントとなります。BYOD（Bring Your Own Device）ポリシーが進む中、セキュリティを確保しつつ、従業員の利便性を高めることが求められます。
また、iOSやAndroidなど異なるOSへの対応状況も選定時の重要な判断材料です。こうしたスマホ対応システムの導入により、多様な働き方に柔軟に対応できるワークフローの構築が可能になります。
生成AIとワークフローの融合：生産性を倍増させる方法とは？
生成AI（Generative AI）の導入は、企業の業務プロセスを一変させています。Microsoft 365のCopilotやGoogle WorkspaceのDuet AIは、従業員が繰り返し行う作業を学習し、文書作成、レポート生成、メールの下書きなどの業務を自動化する機能を提供します。
これにより、日常業務での作業時間が短縮され、社員はより創造的な業務に集中できる環境が整います。特に、複雑なデータ分析や予測モデルの構築では、AIが人間の限界を超えた精度とスピードで成果をもたらします。
Copilotは、会議中の議事録作成や、複数のデータソースからのインサイト抽出もサポートします。これにより、意思決定が迅速化され、ビジネスチャンスを逃すリスクが低減します。生成AIの進化によって、ただの自動化にとどまらず、AIがプロジェクト全体の流れを予測し、提案を行うことも可能になっています。生成AIは、単なるツールではなく、企業のワークフロー全体を進化させる力を持っています。
GoogleやMicrosoftが提供する生成AIは、特定の業務に留まらず、業務全体にわたる効率化を推進しています。これにより、企業は少ないリソースで多くの業務を処理し、生産性の向上とコスト削減を同時に実現できます。
人材不足の解消へ：AIと自動化による業務プロセス改革の重要性
日本の労働市場では、2025年に43万人のIT人材不足が見込まれています。この課題に対応するため、多くの企業はAIと自動化技術を駆使した業務改革に乗り出しています。Copilot for Microsoft 365やGoogle WorkspaceのDuet AIは、その代表例で、従業員が繰り返し行う作業を自動化し、人的リソースの効率的な活用を支援します。
AIは、会議の議事録作成、顧客対応の自動化、メール応答のサポートなど、多岐にわたる業務をサポートします。これにより、従業員がより高度な業務に集中でき、生産性が向上します。AIが提案する意思決定のサポートにより、経営陣の負担も軽減され、迅速な戦略的判断が可能となります。
特に、RPA（Robotic Process Automation）との連携が進むことで、複雑な定型業務の処理が迅速化されます。銀行業界では、RPAを活用して口座開設手続きを自動化する事例が増えており、こうした導入によって顧客対応が劇的に改善されています。
AIと自動化の導入は、人材不足の問題を解決するだけでなく、業務の質を向上させ、企業の競争力を強化します。
今後、AIを活用した業務改善の流れは一層加速する見込みです。AIと自動化技術が導入された企業は、少ない人員で効率的に業務をこなし、市場での競争優位性を確保することが可能になります。
デジタル体験の質を高めるコラボレーションツール：Teamsとその進化
Microsoft Teamsは、リモートワークとオフィス勤務を融合したハイブリッドワーク環境において、主要なコラボレーションツールとして活躍しています。従来のビデオ会議やチャット機能に加え、AIアシスタントのCopilotがTeamsに組み込まれ、会議の要約やアクションアイテムの抽出が自動化されました。
この機能により、ユーザーは会議後の作業負担を軽減し、迅速に次の業務に取り掛かることができます。Teamsの「Togetherモード」は、会議参加者を仮想空間に集め、参加者の集中力を向上させることが証明されています。また、TeamsはSlackやZoomなど他のツールとの連携も強化しており、異なるプラットフォーム間での情報共有も円滑に行えます。
さらに、Teamsはファイル共有機能が強力で、SharePointやOneDriveとのシームレスな統合により、文書管理や共同編集が効率的に行えます。これにより、離れた場所にいるチームメンバー同士でもリアルタイムでの作業が可能になります。
Teamsの進化は、単なるコミュニケーションツールにとどまらず、デジタル体験全体の質を向上させる基盤として位置づけられています。こうしたツールの導入により、企業は業務プロセスの効率を向上させ、従業員のエンゲージメントを高めることが期待されています。
モバイルワークフローを最大化するためのベストプラクティスと成功事例
モバイルワークフローを最大限に活用するためには、スマートデバイスを活用した申請・承認プロセスの導入だけでなく、複数システムとの統合が鍵となります。たとえば、電子契約サービスの「DocuSign」や「クラウドサイン」との連携によって、契約の承認がスマホからでも迅速に行える仕組みを構築する企業が増えています。これにより、契約フローのタイムラグが解消され、業務が効率化されます。
さらに、モバイルデバイスでの操作性を向上させるため、各企業はユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）にも注力しています。Garoonなどのグループウェアは、使いやすさとスマホ対応を両立させる設計が評価され、複雑な承認ルートも簡単に管理できることで高い導入率を誇ります。
IT企業の中には、APIを活用して既存の業務システムと連携し、ワークフロー全体の自動化を進める事例もあります。これにより、入力ミスが減少し、二重入力の手間も解消されます。また、Microsoft Teamsと連携した通知機能が、承認忘れや業務の停滞を防止し、業務の流れをスムーズに保ちます。
物流業界では、スマートフォンを使った配送管理システムが普及し、配送状況のリアルタイム追跡が可能になりました。これにより、ドライバーや管理者が効率的にコミュニケーションを取り、顧客満足度の向上につながっています。
システムの導入効果を最大化するためには、導入後のフォローアップも重要です。1～3ヶ月ごとの業務見直しにより、潜在的な課題を洗い出し、必要に応じてプロセスを改善することで、モバイルワークフローが企業全体の生産性向上に貢献します。