大野ルミコ
フリーランスコンサルタントとして活動を続ける中で「仕事場としてオフィスを借りるべきかな」と考えたことはないでしょうか？
働く時間も場所も自由に設定できるフリーランスですが、会社に属していない分、自分の作業スペースも自分で確保しなければなりません。
賃貸オフィス契約を結ぶだけでなく、今はレンタルオフィスやコワーキングスペースなど、比較的安価に利用できるサービスも充実しています。そこで、自分にあったオフィス形態の選び方、筆者の経験談なども交えながらそれぞれのメリット・デメリットについてもご紹介します。
フリーランスの仕事場に求められる「条件」とは？
ではまず、フリーランスコンサルタントがオフィスを選ぶ時には、どのような点に着目すべきなのでしょうか。重要になると思われる4つのポイントを挙げていきます。
自宅からの距離
自宅をオフィスにするのであれば問題ありませんが、オフィスなどを借りる場合は、自宅からある程度近い場所を選ぶことが重要。クライアントのオフィスから近いというだけで場所を決めた結果、「毎日の自分のオフィスへの通勤時間が“無駄”だと感じるようになった」という人も。どのくらいの通勤時間なら許せる範囲かも考えて決めることが大切です。
価格
どんなに環境や条件が良くても、価格が高すぎるとオフィスの維持費が収支を圧迫することになってしまいます。いくらまでならオフィス費用を捻出できるのか算出し、予算に合った選択をすることが大切です。
また、自宅をオフィスにする場合でも、作業用の机や通信機器、プリンターなど、必要な設備を全部揃える場合、思った以上に費用がかかり「これならレンタルオフィスにした方が安かったかも…」というケースもあるので、しっかり比較検討することをオススメします。
▼関連記事▼
フリーランス創業時に資金はどのくらい必要？知っておきべき創業融資＆補助金の基礎知識
街の雰囲気やイメージ
事務所がある街の雰囲気やイメージも重要なポイント。賃料の面などでメリットはあるかもしれませんが、歓楽街に近い、治安が悪い場所では、来訪者が戸惑うだけでなく、クライアントに悪印象を与える可能性もあります。逆に主要な取引先、見込み顧客が多く集まるビジネス街エリアを選ぶようにすると、案件獲得にもつながりやすくなります。
セキュリティ対策
賃貸オフィスやコワーキングスペースなど、オフィスとして貸し出されている場所は、インターネットが使用できるように環境整備されていることがほとんどです。しかし、中にはセキュリティ対策についてはあまりしっかりしていない場合もあります。クライアントの情報などが漏洩した…なんてことになると信用問題にも関わりますから、セキュリティがしっかりとしていることも欠かせない条件です。
これらの条件をベースに、どのような仕事場を選ぶのが良いのか、それぞれの形態の特徴やメリット・デメリットなどを踏まえて考えていきましょう。
▼関連記事▼
フリーランスが賃貸オフィスを借りる際の注意点
フリーランス支援サービスは何がある？サービスの種類や注意点を解説
情シスにはもう頼れない！フリーランスの業務情報管理術
コスト削減を優先するなら自宅をオフィスに！
しっかりと作業スペースを確保できるのであれば、自宅をオフィスにするのが最も手っ取り早く、コストを抑えることができる方法。オフィスに向かうための交通費や時間も発生せず、仕事に使用する光熱費や家賃も、業務用に使用している面積から計算し、「家事按分」として計上することも可能です。余計な時間と出費を抑えることができることは、自宅で働く最大のメリットだといえます。
プライベートと仕事の切り替えが難しい点も
一方、自宅で働くと空間、時間ともプライベートと仕事との区別が曖昧となってしまうため、業務効率が低下する恐れもあります。実際、自宅をオフィスにする人からは「家族に声をかけられて仕事が中断しがち」といった声も聞かれます。筆者のように「眠気に負けてすぐに寝室に移動してしまう」なんてこともでてくるはずです。
また、自宅に仕事の関係者を招くことができないうえ、独立したスペースを確保できない場合はオンライン会議への参加にも支障が生じることも考えられます。実際、自宅リビングの一角をオフィスにしている筆者自身も、オンライン会議中のカメラの前に突然飼い猫が飛び込んできて慌てる…なんて経験を何度もしています。同様に打ち合わせや面接が多いフリーランスコンサルタントの場合、業務にやりにくさを感じることもあるかもしれません。
▼関連記事▼
フリーランスとして独立前の「妻の壁」はこう乗り越えろ！上手な説得・コミュニケーション法とは？
個人情報の漏洩が怖い…ならバーチャルオフィスの活用を
自宅をオフィスにすることで、住所や電話番号といった個人情報が漏れやすいというデメリットもあります。名刺等に自宅の住所を記載することに抵抗を感じるのであれば、住所や電話番号などの情報だけを比較的安価に借りられる「バーチャルオフィス」を利用するという方法もあります。但し、法人化した場合に登記場所がバーチャルオフィスだと法人の銀行口座を作りにくいというデメリットがあるので事前にメインバンクになる金融機関にヒアリングしておくことをお勧めします。
▼関連記事▼
意外な壁も！法人口座の開設がカンタンな銀行、難しい銀行とは？
精算ラクラク！個人の財布を傷めない！独立したらすぐ作っておくべき法人カード５選
来客が多い、情報漏洩のリスクを減らすなら賃貸オフィスを
自宅だと集中力が続かない、自分だけの作業スペースで仕事とプライベートをきっちり分けたいという方は事務所を借りることも検討しましょう。事務所として使用可能な賃貸物件を探し、オフィスとして使用します。スペースを工夫すれば、応接スペースや会議スペースを作ることも可能なので、複数のスタッフと共同で作業が発生する、来客が多いという方の場合、メリットが大きいといえます。
事務所があれば自宅の住所などを公表する必要もありませんのでプライバシーを守ることもできます。また、フリーランスコンサルタントのように高い信頼性が求められる職種の場合は、事務所を構えることで信用を獲得しやすいというメリットも考えられます。
初期費用・ランニングコスト…維持できるかしっかり確認を
事務所を借りるとなると、敷金や礼金、仲介手数料、内装工事など初期費用が発生します。また、フリーランスとしての収入が安定していない場合、審査が通りにくいことも多く、契約のハードルも高めです。
また、実際に事務所をオープンさせてからも、当然、賃貸料や管理費だけでなく、光熱費や通勤費などのランニングコストもかかります。事務所の維持費が事業の運営に大きな負担としてのしかかってくる可能性もありますので、収支と照らし合わせて検討することが重要です。
▼関連記事▼
フリーランス1年目は賃貸契約できない？審査を通過するポイントを解説
フリーランスも経費を使える！利用可能な経費の種類や節税のポイントを解説
初期費用を抑えたいならレンタルオフィスの検討を！
自宅には作業スペースがない。でも事務所を借りるのは予算的にキツイ…という場合に検討候補に上がってくるのが「レンタルオフィス」を利用するという方法です。
レンタルオフィスとは、オフィススペースと一緒にデスクや電話機、コピー機など必要最低限のオフィス機器がレンタルできるサービスのこと。一般的にビルのワンフロアを個室やパーテーションで区切り、その一室を月額、もしくは時短単位で借りるというシステムになっています。敷金や礼金が不要な物件も多く、ビジネスに必要な家具や設備も揃っているので、初期費用を抑えることができます。
また物件によっては受付スタッフを常駐させている、フリードリンクを用意しているといった独自のサービスを展開しているところも有ります。来客や打ち合わせが多いという場合は、メリットが大きいと言えるでしょう。
利用プランによっては利用料が高額に…
ワンフロアを複数の利用者で共有しているため、多くの物件は賃料を格安設定にしています。ただし会議室の利用やセキュリティの強化をオプションとしている物件も少なくないため、利用したいサービスを選んで契約してみたら「思ったよりも毎月の利用料が高くなってしまった」という声もあります。
また、オフィススペースは独立していても、会議室やロビー、休憩スペースは利用者と共用というケースも少なくありません。ルールがきちんと定められていない物件の場合、「会議室に飲みかけのペットボトルが置きっぱなしになっていた」「禁煙のはずの休憩スペースに吸い殻が残されていた」など、他の利用者のマナーの悪さにイライラする場面も少なくないと聞きます。利用を決める際には料金やオプション、利用ルールまでしっかりと確認するようにしましょう。
▼関連記事▼
「こんなはずじゃなかった」を防ぐために…レンタルオフィスを利用する際の注意ポイントとは？
必要な時だけオフィスが欲しい…なら、コワーキングスペースの利用を
業務時間中は外出が多く、オフィスを借りるほどでもないけれど、「自宅では作業スペースが確保できない」「打ち合わせやオンライン会議をする場所が欲しい」という方なら、格安・短時間でも利用できるコワーキングスペースの利用もオススメです。
コワーキングスペースは、カフェのようなオープンな広い空間に机などが用意されており、好きな場所で仕事をすることができます。また、Wi-Fiはもちろん、コーヒーなどのドリンクサービスも充実しており、PCなどを持ち込めばすぐに仕事に取り掛かることができます。1日数千円で利用できるところもあるなど、低価格で利用できる点は最大の魅力といえます。
集中しにくい、情報漏洩のリスクなどのデメリットも
コワーキングスペースは区切られたスペースが設けられているわけではなく、基本はオープンスペースになります。また、フリーランスだけでなく学生やビジネスマンも利用しているため、利用者が多い時には多少の騒がしさ、落ち着かなさを感じることもあるかもしれません。また、一人ひとりに用意されている作業スペースもそれほど広くないので、仕事がしにくい、集中できないというデメリットもあります。
最近はスペースの一角にオンライン会議用のブースを用意しているところもありますが、ほとんどは仕切りもなく、周囲との距離もそんなに広いわけではありません。そのため、電話や会話の内容が筒抜けになりやすいのも難点。また筆者が経験したように、声の大きな人と近い席になり「電話の相手の声が聞こえにくくて困った」なんてこともあるかもしれません。フリーランスコンサルタントのように機密情報を扱うことも多い人の場合、利用中にできる業務が限られてしまう可能性があります。
▼関連記事▼
コワーキングスペースにはメリットもデメリットもある！利用の際の注意点とは？
使用頻度や目的、予算を照らし合わせ、後悔のない選択を！
いかがでしょうか。
ご紹介した通り、自宅、賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペースと、それぞれにメリットとデメリットがあり、どの形態が自分に合っているかは、オフィスにいる頻度や、とにかく作業スペースが欲しい、来客が多い、会議スペースが欲しいなど、目的によって大きく変わってきます。
とかく予算を抑えることに着目してしまいがちなオフィス選びですが、費用面以外の特徴もきちんと比較・検討することで、「こんなはずじゃなかった」という後悔を防ぐこともできるはずです。